La pregunta se responde de manera fácil cuando estamos hablando de empresas grandes, con un nivel importante de facturación y clientes relevantes. Sin embargo, la respuesta no es tan trivial para las personas que manejan empresas medianas y pequeñas.
La idea de esta columna es poner, por un lado, hacer un análisis objetivo de costos vs. beneficios; y por otro, levantar algunos dolores que, si no se resuelven, se hace muy difícil escalar el negocio.
Partamos por lo segundo. analicemos algunos dolores y veamos su impacto:
Información de proveedores y productos dispersa y desactualizada: Muchas empresas que están creciendo deben hacer frente a los requerimientos de sus clientes y al mismo tiempo deben preocuparse de la compra o fabricación para hacer frente a estos requerimientos. Estas tareas, en muchos casos, muchas veces, administrativas (facturación, compras, reportes) se hacen de forma manual, aumentando el riesgo de errores y pérdida de tiempo y, además, sin tener claridad en tiempo real de la verdadera contribución de cada negocio.
Desorganización y falta de integración entre áreas: Cada departamento usa su propio sistema (Excel, software aislado), lo que genera datos duplicados, errores y falta de visibilidad. Un aumento en las ventas genera caos en producción, compras y logística porque no hay una planificación centralizada y automatizada.
Dificultad en la toma de desiciones por falta de datos en tiempo real: Los reportes financieros y operativos no son confiables porque los datos están dispersos o desactualizados, o el seguimiento de pagos, facturación y contabilidad se vuelve complejo y propenso a errores. Esto tiene un impacto en los ejecutivos que no tienen control sobre facturas vencidas y la empresa pierde dinero por falta de cobranza o pagos duplicados.
Estos son algunos de los dolores que tienen los dueños y gerentes de empresas medianas y pequeñas. ¿Cuándo es hora de tomar acción? Creo yo, que cuando la empresa tienes planes de crecimiento y el día a día en el negocio ya no es agradable. Pero lo mejor sería hacer una evaluación, lo más objetiva posible, de la conveniencia de invertir en una sistema de gestión.
Para que una inversión de este tipo tenga sentido debemos considerar los beneficios u ahorros que deseamos obtener. En resumidas cuentas sabemos que un Sistema ERP nos permitirá obtener beneficios en los siguientes ámbitos:
✅ Unifica todas las áreas en un solo sistema, eliminando silos de información.
✅ Automatiza tareas manuales, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.
✅ Brinda control total del stock y sincroniza ventas con producción.
✅ Ofrece reportes en tiempo real para decisiones estratégicas.
✅ Mejora la gestión financiera con facturación y cobros automatizados.
✅ Facilita el crecimiento con procesos escalables y flexibles.
Todo esto debería traducirse en un aumento en la capacidad de hacer negocios y, por lo tanto, un aumento de los ingresos. Por otro lado, algunas tareas que se hacían con una cantidad x de recursos, con un Sistema ERP se podría hacer con menos recursos, ya sea en términos de tiempo, esfuerzo o recurso humano.
Vemos los costos. La principal inversión que debemos considerar son los costos de licencia y los costos de implementación (con capacitación). Acá podemos hacer un ejemplo lo más cercano a la realidad posible:
Incluye:
Costo de Licencias para Odoo Enterprise (5 usuarios anual): USD 600 aprox.
✔ Implementación y Consultoría hecho por personal externo que configuran el ERP: USD 15.000
Si evaluamos la inversión a 24 meses, el total de la inversión será USD 16.200
Vemos los beneficios.
Supuestos:
- Si antes de Odoo, el equipo de ventas y operaciones usaba una cantidad de tiempo para ciertas tareas administrativa y ahora lo hace en un tercio del tiempo, la empresa podría ahorrar USD 1,000 mensuales en salarios o USD 12.000 anual.
2. Por otro lado, con Odoo la empresa obtiene mayor eficiencia en ventas (CRM y automatización), mejor control de inventarios y logística (menos pérdidas) y optimización de precios y márgenes de ganancia con reportes en tiempo real. esto podría impactar en un aumento de los ingresos de USD 1.000 al mes o USD 12.000 anual.
Al hacer el cálculo del retorno de la inversión obtenemos lo siguiente:
ROI a 24 meses = (48.000-16.200)/ 16.200 = 196%
Los números que he usado, bastante conservadores, no distan mucho de la realidad para una empresa comercializadora que vende anualmente cerca de USD 300.000 con el potencial de crecer.
Este es el análisis que deberíamos hacer antes de considerar la implementación de un sistema CRM.